前 言
本标準代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》。
本标準與DA/T 22-2000相比主要變化如下(xià)：
——标準的總體(tǐ)編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改；
——将标準适用範圍由紙(zhǐ)質文件材料擴展爲紙(zhǐ)質和電子文件材料；
——調整歸檔文件分(fēn)類方法；
——增加歸檔文件組件和紙(zhǐ)質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；
——增加歸檔文件檔号結構和編制要求；
——将室編件号、館編件号統一(yī)爲件号；
——在附錄中(zhōng)增加歸檔章示例、直角裝訂方法。
本标準的附錄A是規範性附錄，附錄B、附錄C、附錄D、附錄E是資(zī)料性附錄。
本标準由國家檔案局提出并歸口。
本标準起草單位：國家檔案局檔案館（室）業務指導司。
本标準主要起草人：許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅 吳惠敏 劉峰 王勤 宋湧
本标準于2000年12月6日首次發布。
歸檔文件整理規則
1 範圍
本标準規定了應作爲文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。
本标準适用于各級機關、團體(tǐ)、企事業單位和其他社會組織對應作爲文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。
2 規範性引用文件
下(xià)列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）适用于本文件。
GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規範
DA/T 1-2000 檔案工(gōng)作基本術語
DA/T 13-1994 檔号編制規則
DA/T 25-2000 檔案修裱技術規範
DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範
3 術語和定義
下(xià)列術語和定義适用于本标準。
3.1
歸檔文件 archival document(s)
立檔單位在其職能活動中(zhōng)形成的、辦理完畢、應作爲文書檔案保存的文件材料，包括紙(zhǐ)質和電子文件材料。
3.2
整理 arrangement
将歸檔文件以件爲單位進行組件、分(fēn)類、排列、編号、編目等（紙(zhǐ)質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。
3.3
件 item
歸檔文件的整理單位。
3.4
檔号 archival code
在歸檔文件整理過程中(zhōng)賦予其的一(yī)組字符代碼，以體(tǐ)現歸檔文件的類别和排列順序。
4 整理原則
4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
4.2 歸檔文件整理應區分(fēn)不同價值，便于保管和利用。
4.3 歸檔文件整理應符合文檔一(yī)體(tǐ)化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4.4 歸檔文件整理應保證紙(zhǐ)質文件和電子文件整理協調統一(yī)。
5 一(yī)般要求
5.1 組件（件的組織）
5.1.1 件的構成
歸檔文件一(yī)般以每份文件爲一(yī)件。正文、附件爲一(yī)件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的曆次修改稿）爲一(yī)件；轉發文與被轉發文爲一(yī)件；原件與複制件爲一(yī)件；正本與翻譯本爲一(yī)件；中(zhōng)文本與外(wài)文本爲一(yī)件；報表、名冊、圖冊等一(yī)冊（本）爲一(yī)件（作爲文件附件時除外(wài)）；簡報、周報等材料一(yī)期爲一(yī)件；會議紀要、會議記錄一(yī)般一(yī)次會議爲一(yī)件，會議記錄一(yī)年一(yī)本的，一(yī)本爲一(yī)件；來文與複文（請示與批複、報告與批示、函與複函等）一(yī)般獨立成件，也可爲一(yī)件。有文件處理單或發文稿紙(zhǐ)的，文件處理單或發文稿紙(zhǐ)與相關文件爲一(yī)件。
5.1.2 件内文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，複制件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中(zhōng)文本在前，外(wài)文本在後；來文與複文作爲一(yī)件時，複文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙(zhǐ)的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙(zhǐ)和定稿在後。
5.2 分(fēn)類
5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分(fēn)類，同一(yī)全宗應保持分(fēn)類方案的一(yī)緻性和穩定性。
5.2.2 歸檔文件一(yī)般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分(fēn)類。
a）按年度分(fēn)類
将文件按其形成年度分(fēn)類。跨年度一(yī)般應以文件簽發日期爲準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等内容涉及不同